एमएस एक्सेल: सूत्र, फंक्शन और शॉर्टकट

सही उत्तर D, Shift + Space है। Shift के साथ स्पेसबार दबाने पर सक्रिय सेल वाली पूरी पंक्ति चुन ली जाती है, स्तंभ A से लेकर ग्रिड के अंतिम स्तंभ तक। बाईं ओर पंक्ति की संख्या उजली हो जाती है, और उसके बाद लगाई गई फॉर्मेटिंग, हटाने की क्रिया या ऊँचाई का बदलाव पूरी पंक्ति पर लागू होता है।

विकल्प A, Ctrl + Shift + Space, पूरी वर्कशीट चुन लेता है, यही काम Ctrl + A भी करता है जब सक्रिय सेल किसी डेटा रेंज के बाहर हो। विकल्प B, Ctrl + Home, कुछ भी नहीं चुनता; वह कर्सर को जहाँ से भी हो, वापस सेल A1 पर ले जाता है। विकल्प C, Ctrl + Space, सही उत्तर का जोड़ीदार है और पूरी पंक्ति की जगह पूरा स्तंभ चुनता है, और परीक्षक इसी अदला बदली की आशा रखता है। दोनों को साथ याद रखें: पंक्ति के लिए Shift, स्तंभ के लिए Ctrl।

सही उत्तर A, टाइटल बार है। टाइटल बार एक्सेल विंडो के सबसे ऊपर बनी पट्टी है और उसमें खुली वर्कबुक का नाम तथा उसके बाद प्रोग्राम का नाम दिखता है, जैसे Book1 - Excel। उसके दाएँ छोर पर मिनिमाइज, मैक्सिमाइज और क्लोज बटन तथा बाएँ छोर पर क्विक एक्सेस टूलबार होता है।

विकल्प B, टूल बार, नाम नहीं बल्कि कमांड के बटन रखता है; एक्सेल 2007 के बाद वह छोटे क्विक एक्सेस टूलबार के रूप में ही बचा है। विकल्प C, टास्क बार, एक्सेल का हिस्सा नहीं बल्कि विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम का है; वह परदे के नीचे चलती है और स्टार्ट बटन तथा खुले प्रोग्राम दिखाती है। विकल्प D, मेन्यू बार, एक्सेल 2003 तक शब्दों वाले मेन्यू की पंक्ति थी, जिसे एक्सेल 2007 से रिबन ने बदल दिया; उसमें फाइल और एडिट जैसे कमांड रहते थे, फाइल का नाम कभी नहीं। सेल का पता इससे अलग, फॉर्मूला बार के पास बने नेम बॉक्स में दिखता है।

सही उत्तर C, टेक्स्ट है। LEN किसी प्रविष्टि में वर्णों की संख्या देता है, और उसमें अक्षर, अंक, विराम चिह्न तथा रिक्त स्थान सभी गिने जाते हैं, इसलिए =LEN("Excel") का उत्तर 5 आता है। चूँकि यह मानों पर नहीं बल्कि टेक्स्ट पर काम करता है, एक्सेल इसे फॉर्मूलाज टैब की टेक्स्ट श्रेणी में रखता है, जहाँ LEFT, RIGHT, MID, UPPER, LOWER, TRIM और CONCATENATE भी हैं।

विकल्प A, फाइनेंशियल, में PMT, RATE, NPV और FV जैसे धन संबंधी फंक्शन आते हैं, जो किस्त, ब्याज दर और वर्तमान मूल्य निकालते हैं। विकल्प B, लॉजिकल, में IF, AND, OR, NOT और IFERROR आते हैं, जो शर्त जाँचकर एक या दूसरा परिणाम देते हैं। विकल्प D, मैथ एंड ट्रिग, में SUM, ROUND, ABS, SQRT, POWER और MOD आते हैं, जो संख्याओं पर गणना करते हैं। LEN का उत्तर संख्या में आता है और यही जाल उम्मीदवार को D की ओर खींचता है, परंतु फंक्शन की श्रेणी इस बात से तय होती है कि वह किस पर काम करता है, और LEN टेक्स्ट पर काम करता है।

सही उत्तर C, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल है। इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट डेटा को पंक्तियों और स्तंभों के ग्रिड में रखती है और कोई मान बदलते ही अपने सूत्र दोबारा हल कर देती है, और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैकेज का स्प्रेडशीट प्रोग्राम एक्सेल ही है। एक्सेल 2007 से उसकी फाइलें .xlsx एक्सटेंशन के साथ सेव होती हैं।

विकल्प A, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, वर्ड प्रोसेसर है, जिससे टेक्स्ट दस्तावेज टाइप, संपादित और फॉर्मेट किए जाते हैं और जो .docx एक्सटेंशन के साथ सेव होते हैं। विकल्प B, माइक्रोसॉफ्ट पावरपॉइंट, प्रस्तुतीकरण का सॉफ्टवेयर है, जिससे भाषण के लिए स्लाइड बनती हैं और फाइल .pptx के साथ सेव होती है। विकल्प D, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस, पैकेज का डेटाबेस प्रबंधन प्रोग्राम है; वह भी तालिकाएँ ग्रिड में दिखाता है और इसीलिए सबसे बड़ा भ्रामक विकल्प बनता है, परंतु डेटाबेस रिकॉर्ड को जुड़ी तालिकाओं में रखता है और उससे क्वेरी की जाती है, जबकि स्प्रेडशीट सेल दर सेल गणना करती है। चारों प्रोग्राम और उनके काम साथ याद कर लें तो प्रश्नों का यह पूरा परिवार आसान हो जाता है।

सही उत्तर D, Ctrl + F2 है। Ctrl के साथ F2 दबाने पर एक्सेल, वर्ड और पावरपॉइंट में बैकस्टेज दृश्य का प्रिंट भाग खुल जाता है, जहाँ पृष्ठ ठीक उसी रूप में दिखता है जिसमें वह छपेगा और प्रिंटर, प्रतियों की संख्या, दिशा तथा हाशिये तय किए जा सकते हैं। ऑफिस 2003 और उससे पुराने संस्करणों में यही जोड़ी पुरानी प्रिंट प्रीव्यू विंडो खोलती थी।

विकल्प A, Alt + Ctrl + F2, पृष्ठ का पूर्वावलोकन नहीं बल्कि फाइल खोलता है, यानी Ctrl + O जैसा काम करता है। विकल्प B, Alt + F2, बहुत पुराने ऑफिस संस्करणों का सेव ऐज शॉर्टकट था और आज कोई उपयोगी काम नहीं करता; आज सेव ऐज की कुंजी F12 है। विकल्प C, Shift + F2, एक्सेल में सक्रिय सेल पर टिप्पणी जोड़ता या संपादित करता है, जो बिलकुल अलग काम है। F2 के पूरे परिवार को साथ याद करना लाभ देता है: अकेला F2 सक्रिय सेल संपादित करता है, Shift + F2 टिप्पणी सँभालता है, Ctrl + F2 प्रिंट दिखाता है और Alt + बराबर SUM डाल देता है।

सही उत्तर B, .xlsx है। एक्सेल 2007 से ऑफिस पैकेज ऑफिस ओपन एक्सएमएल स्वरूपों पर आ गया, और साधारण वर्कबुक .xlsx एक्सटेंशन के साथ सेव होती है। अंत का x एक्सएमएल का संकेत है, वही स्वरूप जिसमें शीट की सामग्री एक संपीड़ित पैकेज के भीतर रखी जाती है, इसी कारण ये फाइलें पुरानी फाइलों से छोटी और कम खराब होने वाली होती हैं।

विकल्प A, .xls, एक्सेल 97 से एक्सेल 2003 तक का डिफॉल्ट एक्सटेंशन था; 2016 की वर्कबुक यह एक्सटेंशन तभी लेती है जब उपयोगकर्ता जानबूझकर एक्सेल 97-2003 स्वरूप में सेव करे। विकल्प C, .xlsm, मैक्रो सहित वर्कबुक है, जो तब ली जाती है जब फाइल में वीबीए कोड रखना हो, क्योंकि साधारण .xlsx मैक्रो रखने से मना कर देती है। विकल्प D, .xltx, एक्सेल टेम्पलेट है, यानी वह नमूना फाइल जिससे नई वर्कबुक बनाई जाती है, स्वयं वर्कबुक नहीं; मैक्रो वाला टेम्पलेट .xltm होता है। प्रश्न में एक्सेल 2007 या उसके बाद का कोई संस्करण लिखा हो तो उत्तर .xlsx ही रहेगा।

सही उत्तर C, 1,048,576 है। एक्सेल 2007 से एक वर्कशीट का ग्रिड बढ़ाकर 1,048,576 पंक्तियाँ और 16,384 स्तंभ कर दिया गया, इसलिए शीट का अंतिम सेल XFD1048576 है। यह संख्या दो का बीसवाँ घात है, इसी कारण पहली नजर में विचित्र लगती है और एक बार यह बात ध्यान में आ जाने पर सरलता से याद रह जाती है।

विकल्प A, 65,536, एक्सेल 2003 और उससे पुराने संस्करणों की पंक्तियों की संख्या है, और यह उत्तर तभी सही है जब प्रश्न में उन पुराने संस्करणों का नाम हो। विकल्प B, 16,384, एक्सेल 2007 और उसके बाद के स्तंभों की संख्या है, पंक्तियों की नहीं, और दोनों को आपस में बदल देना इस प्रश्न की सबसे आम भूल है। विकल्प D, 2,097,152, सही संख्या का दुगुना है और एक्सेल में इसका कोई स्थान नहीं है। इस जोड़ी को इस तरह याद रखें: पंक्तियाँ दस लाख से कुछ अधिक और स्तंभ सोलह हजार से कुछ अधिक।

सही उत्तर B, बराबर का चिह्न है। बराबर के चिह्न के बाद जो लिखा जाता है, एक्सेल उसे गणना करने योग्य मानता है, इसलिए =A1+B1 दोनों सेल जोड़ देता है और =SUM(A1:A10) पूरी रेंज का योग देता है। इस चिह्न के बिना वही पाठ साधारण टेक्स्ट के रूप में रख लिया जाता है और कोई गणना नहीं होती, इसी कारण जो सूत्र उत्तर की जगह स्वयं सेल में दिखने लगे, उसका बराबर का चिह्न प्रायः छूट गया होता है।

विकल्प A, हैश का चिह्न, #DIV/0! या #NAME? जैसे त्रुटि मान की शुरुआत करता है और उसे एक्सेल लिखता है, उपयोगकर्ता कभी नहीं। विकल्प C, तारांकन, सूत्र के भीतर गुणा का ऑपरेटर है, जैसे =A1*B1; लोटस के पुराने उपयोगकर्ताओं की सुविधा के लिए एक्सेल सूत्र को जोड़ या घटाव के चिह्न से भी शुरू करने देता है, परंतु तारांकन से कभी नहीं। विकल्प D, कोलन, रेंज ऑपरेटर है जो किसी खंड के पहले और अंतिम सेल को जोड़ता है, जैसे A1:A10। इन तीनों का एक्सेल में अपना काम है, बस सूत्र शुरू करने का काम नहीं है।

सही उत्तर C, निरपेक्ष संदर्भ है। डॉलर का चिह्न अपने बाद आने वाले भाग को बाँध देता है, इसलिए $A$1 में स्तंभ और पंक्ति दोनों बँधे हैं और सूत्र कितनी भी दूर कॉपी हो, संदर्भ सेल A1 की ओर ही इशारा करता रहता है। इसका उपयोग तब होता है जब ब्याज की दर या रूपांतरण गुणक जैसा कोई एक स्थिर सेल मानों के पूरे स्तंभ पर लगाना हो।

विकल्प A, सापेक्ष संदर्भ, डॉलर चिह्न के बिना A1 के रूप में लिखा जाता है और कॉपी के साथ खिसकता है: एक पंक्ति नीचे खींचने पर वह A2 बन जाता है। विकल्प B, मिश्रित संदर्भ, में एक ही डॉलर चिह्न होता है, या तो $A1, जिसमें केवल स्तंभ बँधा है, या A$1, जिसमें केवल पंक्ति बँधी है। विकल्प D, चक्रीय संदर्भ, पते का कोई रूप नहीं बल्कि वह त्रुटि है जिसमें सूत्र सीधे या किसी श्रृंखला के रास्ते अपने ही सेल की ओर लौट आता है, और एक्सेल उत्तर देने के बदले उसकी चेतावनी दिखाता है। संपादित होते संदर्भ को F4 कुंजी सापेक्ष, निरपेक्ष और दोनों मिश्रित रूपों में बदलती जाती है।

सही उत्तर B, जब किसी संख्या को शून्य या खाली सेल से भाग दिया जाए है। अंकगणित में शून्य से भाग का कोई उत्तर नहीं होता, इसलिए एक्सेल कोई उत्तर गढ़ने से मना कर देता है और सेल में #DIV/0! लिख देता है। भाजक के रूप में रखा खाली सेल शून्य ही गिना जाता है, इसी कारण यह त्रुटि किसी टेम्पलेट में डेटा भरने से पहले ही दिख जाती है; सूत्र को IFERROR में लपेटने या IF से जाँचने पर वह सुंदर ढंग से छिप जाती है।

विकल्प A #NAME? का वर्णन है, वह त्रुटि जो एक्सेल तब लिखता है जब वह फंक्शन का नाम या परिभाषित रेंज का नाम पहचान न पाए, जैसे SUM की जगह SUMM लिखा हो। विकल्प C उन हैश चिह्नों का वर्णन है जो सँकरे स्तंभ वाले सेल को भर देते हैं; वह केवल दिखने की अड़चन है, त्रुटि मान नहीं, और स्तंभ चौड़ा करते ही संख्या लौट आती है। विकल्प D #REF! का वर्णन है, जो तब दिखता है जब सूत्र जिस पंक्ति, स्तंभ या शीट की ओर इशारा करता था, वह मिटा दी गई हो। हर त्रुटि मान अपना कारण स्वयं बताता है, और इन चारों को साथ याद कर लेना ही इस प्रकरण का पूरा सार है।

सही उत्तर C, COUNT है। COUNT रेंज के सेल एक एक करके देखता है और केवल उन्हें गिनता है जिनमें संख्यात्मक मान है, और इसमें तारीख तथा समय भी आ जाते हैं क्योंकि एक्सेल उन्हें क्रम संख्या के रूप में रखता है। टेक्स्ट प्रविष्टियाँ, तार्किक मान और खाली सेल सभी छोड़ दिए जाते हैं, इसलिए नामों के स्तंभ पर =COUNT(A1:A10) का उत्तर शून्य आता है।

विकल्प A, COUNTA, हर उस सेल को गिनता है जो खाली नहीं है, यानी टेक्स्ट और संख्या दोनों गिने जाते हैं; A का अर्थ ऑल है, और प्रश्न इसी भ्रामक विकल्प पर टिका है। विकल्प B, COUNTBLANK, उल्टा काम करता है और बताता है कि रेंज में कितने सेल खाली हैं। विकल्प D, SUM, सेल गिनता ही नहीं बल्कि उनमें मिली संख्याओं को जोड़ देता है, इसलिए 5 और 5 वाले स्तंभ का COUNT 2 आता है और SUM 10। इस परिवार का पाँचवाँ सदस्य COUNTIF केवल उन सेल को गिनता है जो बताई गई शर्त पूरी करते हैं।

सही उत्तर B, XFD है। स्तंभों के नाम A से Z तक, फिर AA से AZ, BA से BZ और इसी क्रम में चलते हैं, और बढ़े हुए ग्रिड का 16,384वाँ स्तंभ XFD पर पड़ता है। शीट में 1,048,576 पंक्तियाँ होने से वर्कशीट का अंतिम सेल XFD1048576 बनता है, और किसी खाली पंक्ति में Ctrl के साथ दाईं तीर कुंजी दबाने पर कर्सर सीधे उसी स्तंभ पर पहुँच जाता है।

विकल्प A, IV, एक्सेल 2003 और उससे पुराने संस्करणों का अंतिम स्तंभ था, जब शीट में केवल 256 स्तंभ होते थे, और वह उन्हीं संस्करणों के लिए सही है। विकल्प C, ZZZ, तीन अक्षरों वाला दिखने में ठीक नाम है, परंतु 16,384 स्तंभों की सीमा से बहुत आगे पड़ता है, इसलिए एक्सेल वहाँ तक कभी नहीं पहुँचता। विकल्प D, XL, वह संक्षेप है जिसे माइक्रोसॉफ्ट .xlsx और .xlsm एक्सटेंशनों में लेता है और जो चालीस के रोमन अंक से लिया गया है; दो अक्षरों वाले नामों की दौड़ में वह शुरुआत में ही आने वाला साधारण स्तंभ नाम है, ग्रिड के अंत के पास कहीं नहीं।