एमएस एक्सेल: सूत्र, फंक्शन और शॉर्टकट
प्रतियोगी परीक्षाओं के लिए एमएस एक्सेल के पूरे नोट्स: वर्कबुक और वर्कशीट की सीमा, सेल संदर्भ, सूत्र, फंक्शन, त्रुटि मान, चार्ट और पूछे जाने वाले शॉर्टकट।
लेखक GK24 Editorial Team· प्रकाशित · 6 मिनट
एमएस एक्सेल माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैकेज का स्प्रेडशीट प्रोग्राम है। स्प्रेडशीट पंक्तियों और स्तंभों का वह ग्रिड है जिसमें संख्याएँ, टेक्स्ट और सूत्र रखे जाते हैं, और डेटा बदलते ही हर गणना स्वयं नए सिरे से हो जाती है। माइक्रोसॉफ्ट ने इसे 1985 में जारी किया था, और कंप्यूटर जागरूकता के प्रश्नपत्रों में एमएस वर्ड के बाद सबसे अधिक प्रश्न इसी पर आते हैं। प्रश्नों के प्रकार सीमित हैं: वर्कशीट का आकार, सेल का पता कैसे लिखा जाता है, सूत्र किस चिह्न से शुरू होता है, किसी नामित फंक्शन का काम क्या है, त्रुटि मान का अर्थ क्या है, और कौन सा शॉर्टकट क्या करता है। इन छह समूहों को याद कर लेने पर यह भाग पूरा अंक देता है।
वर्कबुक, वर्कशीट और सेल
एक्सेल की फाइल को वर्कबुक कहा जाता है, और एक वर्कबुक में एक या अधिक वर्कशीट होती हैं। वर्कशीट एक ही ग्रिड है और उसका टैब विंडो के नीचे दिखता है; नई वर्कबुक की पहली शीट का नाम Sheet1 होता है। स्तंभों के नाम अक्षरों से और पंक्तियों के नाम अंकों से बनते हैं, इसलिए स्तंभ और पंक्ति के मिलने की जगह सेल कहलाती है, जिसका पता स्तंभ के अक्षर और पंक्ति की संख्या से बनता है, जैसे A1, C5, AB120। जिस सेल में आप टाइप कर रहे हैं वह सक्रिय सेल है और उसका पता फॉर्मूला बार के बाईं ओर बने नेम बॉक्स में दिखता है। विंडो के सबसे ऊपर बनी टाइटल बार में खुली वर्कबुक का नाम और प्रोग्राम का नाम, दोनों दिखते हैं।
एक्सेल 2007 से एक वर्कशीट में 16,384 स्तंभ होते हैं, जिनके नाम A से XFD तक चलते हैं, और 1,048,576 पंक्तियाँ होती हैं, इसलिए ग्रिड का अंतिम सेल XFD1048576 है। एक्सेल 2003 और उससे पुराने संस्करणों में ग्रिड बहुत छोटा था: 256 स्तंभ, A से IV तक, और 65,536 पंक्तियाँ। परीक्षा में दोनों जोड़ियाँ सीधे पूछी जाती हैं, इसलिए दोनों याद रखनी चाहिए।
| विषय | मान |
|---|---|
| वर्कशीट में पंक्तियाँ, एक्सेल 2007 से | 1,048,576 |
| वर्कशीट में स्तंभ, एक्सेल 2007 से | 16,384, नाम A से XFD तक |
| एक्सेल 2003 तक का ग्रिड | 65,536 पंक्तियाँ और 256 स्तंभ, A से IV |
| डिफॉल्ट एक्सटेंशन, एक्सेल 2007 से | .xlsx |
| एक्सेल 97 से 2003 की वर्कबुक | .xls |
| मैक्रो सहित वर्कबुक | .xlsm |
| एक्सेल टेम्पलेट | .xltx |
| पहली शीट का डिफॉल्ट नाम | Sheet1 |
सूत्र, ऑपरेटर और सेल संदर्भ
एक्सेल में हर सूत्र बराबर के चिह्न से शुरू होता है। सेल C1 में =A1+B1 टाइप करने पर दोनों सेल जुड़ जाते हैं और उत्तर C1 में दिखता है, जबकि सूत्र स्वयं फॉर्मूला बार में दिखता रहता है। फंक्शन नाम वाला बना हुआ सूत्र होता है, जैसे =SUM(A1:A10)। कोलन रेंज ऑपरेटर है, इसलिए A1:A10 का अर्थ A1 से A10 तक का हर सेल है; कॉमा यूनियन ऑपरेटर है और अलग अलग रेंज या आर्गुमेंट को जोड़ता है। अंकगणित के ऑपरेटर जोड़, घटाव, गुणा के लिए तारांकन और भाग के लिए स्लैश हैं, घात के लिए कैरेट, टेक्स्ट जोड़ने के लिए ऐंपरसैंड, और तुलना के लिए बराबर, बड़ा, छोटा तथा असमान के चिह्न हैं। एक्सेल सूत्र को तय क्रम में हल करता है: पहले कोष्ठक, फिर घात, फिर गुणा और भाग, और सबसे अंत में जोड़ और घटाव।
संदर्भ सापेक्ष, निरपेक्ष या मिश्रित हो सकता है, और यही अंतर तय करता है कि सूत्र को दूसरे सेल में कॉपी करने पर क्या होगा। A1 सापेक्ष है और कॉपी के साथ खिसक जाता है। $A$1 निरपेक्ष है: डॉलर के चिह्न स्तंभ और पंक्ति दोनों को बाँध देते हैं, इसलिए सूत्र जहाँ भी कॉपी हो, संदर्भ उसी एक सेल पर टिका रहता है। $A1 और A$1 मिश्रित संदर्भ हैं, जिनमें केवल स्तंभ या केवल पंक्ति बँधी होती है। सूत्र संपादित करते समय F4 कुंजी संदर्भ को इन चारों रूपों में बदलती जाती है, इसी कारण F4 बार बार पूछा जाता है।
सबसे अधिक पूछे जाने वाले फंक्शन
| फंक्शन | क्या देता है |
|---|---|
| SUM | रेंज की संख्याओं का योग |
| AVERAGE | रेंज की संख्याओं का समांतर माध्य |
| COUNT | रेंज में कितने सेल में संख्या है |
| COUNTA | रेंज में कितने सेल खाली नहीं हैं |
| MAX और MIN | रेंज की सबसे बड़ी और सबसे छोटी संख्या |
| LEN | टेक्स्ट में वर्णों की संख्या |
| CONCATENATE | दो या अधिक टेक्स्ट को एक में जोड़ता है |
| TODAY और NOW | आज की तारीख, और तारीख के साथ समय |
| IF | शर्त सही होने पर एक मान, गलत होने पर दूसरा |
| VLOOKUP | तालिका के पहले स्तंभ में मान खोजकर उसी पंक्ति के चुने हुए स्तंभ का मान देता है |
फॉर्मूलाज टैब फंक्शनों को श्रेणियों में बाँटकर रखता है, और कोई नामित फंक्शन किस श्रेणी का है, यह प्रश्न परीक्षा का प्रिय है। LEN, LEFT, RIGHT, MID, UPPER, LOWER और CONCATENATE टेक्स्ट फंक्शन हैं। IF, AND, OR और NOT लॉजिकल हैं। SUM, ROUND, SQRT और ABS मैथ एंड ट्रिग हैं। VLOOKUP और HLOOKUP लुकअप एंड रेफरेंस हैं, TODAY तथा NOW डेट एंड टाइम हैं, और PMT, RATE तथा NPV फाइनेंशियल हैं।
त्रुटि मान
जब एक्सेल उत्तर नहीं निकाल पाता तो वह सेल में त्रुटि मान लिख देता है, और हर त्रुटि अपना कारण स्वयं बता देती है। #DIV/0! का अर्थ है शून्य से या खाली सेल से भाग। #NAME? का अर्थ है फंक्शन या रेंज का नाम गलत लिखा गया है। #VALUE! का अर्थ है गलत प्रकार का आर्गुमेंट, जैसे संख्या की जगह टेक्स्ट। #REF! का अर्थ है सूत्र उस सेल की ओर इशारा कर रहा है जो मिटा दिया गया है। #NUM! का अर्थ है असंभव संख्या, जैसे ऋणात्मक संख्या का वर्गमूल। #N/A का अर्थ है लुकअप को कुछ नहीं मिला। सेल में भरे हैश चिह्न त्रुटि नहीं हैं: स्तंभ इतना सँकरा है कि संख्या दिख नहीं पाती, और स्तंभ चौड़ा करते ही मान लौट आता है।
चार्ट, सॉर्टिंग और दृश्य
चार्ट संख्याओं को चित्र में बदल देता है और इंसर्ट टैब से जोड़ा जाता है। कॉलम, बार, लाइन, पाई, एरिया, स्कैटर और रेडार इसके मानक प्रकार हैं। पाई चार्ट हर मान को पूरे का हिस्सा दिखाता है और उसमें केवल एक डेटा श्रेणी ही दिखाई जा सकती है, जबकि समय के साथ बदलाव दिखाने के लिए लाइन चार्ट लिया जाता है। स्पार्कलाइन एक ही सेल के भीतर बना नन्हा चार्ट है। सॉर्टिंग चुने हुए स्तंभ के मानों के अनुसार पूरी पंक्तियों का क्रम बदल देती है, फिल्टर शर्त पर खरी न उतरने वाली पंक्तियों को मिटाए बिना छिपा देता है, और फ्रीज पेन्स शीर्षक पंक्ति को परदे पर टिकाए रखता है जबकि शेष शीट स्क्रॉल होती रहती है।
याद रखने योग्य शॉर्टकट
| शॉर्टकट | काम |
|---|---|
| F2 | सक्रिय सेल की सामग्री संपादित करना |
| F4 | संदर्भ को सापेक्ष, निरपेक्ष और मिश्रित में बदलना |
| F5 | गो टू संवाद बॉक्स खोलना |
| F12 | सेव ऐज खोलना |
| Ctrl + F2 | प्रिंट प्रीव्यू |
| Shift + Space | पूरी पंक्ति चुनना |
| Ctrl + Space | पूरा स्तंभ चुनना |
| Ctrl + Home | सेल A1 पर जाना |
| Ctrl + अर्धविराम | आज की तारीख डालना |
| Alt + बराबर का चिह्न | SUM फंक्शन डालना |
परीक्षा की दृष्टि से
परीक्षक एमएस एक्सेल पर छह तरह के एक पंक्ति के प्रश्न पूछते हैं: ग्रिड का आकार और अंतिम स्तंभ का नाम, फाइल एक्सटेंशन, सूत्र शुरू करने या जोड़ने वाला चिह्न या ऑपरेटर, किसी नामित फंक्शन की श्रेणी, त्रुटि मान का अर्थ, और शॉर्टकट कुंजियाँ। सबसे आम जाल ये हैं: Shift + Space और Ctrl + Space को आपस में बदल देना, COUNT को COUNTA समझ लेना, हैश चिह्नों से भरे सेल को त्रुटि मान मान लेना, एक्सेल 2003 की सीमाओं को आज की सीमा समझ लेना, और सेल का पता दिखाने वाले नेम बॉक्स को फाइल का नाम दिखाने वाली टाइटल बार से मिला देना। सीमा या एक्सटेंशन का प्रश्न हल करने से पहले यह देख लें कि प्रश्न में कौन सा संस्करण लिखा है।
महत्वपूर्ण तथ्य
| पहली बार जारी | 1985, माइक्रोसॉफ्ट द्वारा |
|---|---|
| वर्कशीट में पंक्तियाँ | एक्सेल 2007 से 1,048,576 |
| वर्कशीट में स्तंभ | 16,384, नाम A से XFD तक |
| ग्रिड का अंतिम सेल | XFD1048576 |
| एक्सेल 2003 की सीमा | 65,536 पंक्तियाँ और 256 स्तंभ, A से IV |
| डिफॉल्ट एक्सटेंशन | एक्सेल 2007 से .xlsx, एक्सेल 2003 तक .xls |
| मैक्रो वाली फाइल | .xlsm |
| टेम्पलेट फाइल | .xltx |
| सूत्र शुरू होता है | बराबर के चिह्न से |
| रेंज ऑपरेटर | कोलन, जैसे A1:A10 |
| निरपेक्ष संदर्भ | $A$1, डॉलर चिह्नों से बँधा |
| सक्रिय सेल का पता | नेम बॉक्स, फॉर्मूला बार के बाईं ओर |
| पूरी पंक्ति और पूरा स्तंभ | Shift + Space और Ctrl + Space |
| प्रिंट प्रीव्यू | Ctrl + F2 |
| शून्य से भाग की त्रुटि | #DIV/0! |
इस टॉपिक पर अभ्यास MCQ
एमएस एक्सेल में पूरी पंक्ति चुनने के लिए कौन सी शॉर्टकट कुंजी दबाई जाती है?
- A.Ctrl + Shift + Space
- B.Ctrl + Home
- C.Ctrl + Space
- D.Shift + Space
उत्तर देखें
Shift के साथ स्पेसबार दबाने पर सक्रिय सेल वाली पूरी पंक्ति चुन ली जाती है, स्तंभ A से लेकर ग्रिड के अंतिम स्तंभ तक।
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस एक्सेल में निम्नलिखित में से कौन प्रोग्राम का नाम और स्प्रेडशीट का नाम, दोनों दिखाता है?
- A.टाइटल बार
- B.टूल बार
- C.टास्क बार
- D.मेन्यू बार
उत्तर देखें
टाइटल बार एक्सेल विंडो के सबसे ऊपर बनी पट्टी है और उसमें खुली वर्कबुक का नाम तथा उसके बाद प्रोग्राम का नाम दिखता है, जैसे Book1 - Excel।
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस एक्सेल का 'LEN' फंक्शन निम्नलिखित में से किस श्रेणी का है?
- A.फाइनेंशियल
- B.लॉजिकल
- C.टेक्स्ट
- D.मैथ एंड ट्रिग
उत्तर देखें
LEN किसी प्रविष्टि में वर्णों की संख्या देता है, और उसमें अक्षर, अंक, विराम चिह्न तथा रिक्त स्थान सभी गिने जाते हैं, इसलिए =LEN("Excel") का उत्तर 5 आता है।
पूरी व्याख्या पढ़ें →निम्नलिखित में से किसका उपयोग इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट के रूप में किया जाता है?
- A.माइक्रोसॉफ्ट वर्ड
- B.माइक्रोसॉफ्ट पावरपॉइंट
- C.माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल
- D.माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस
उत्तर देखें
इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट डेटा को पंक्तियों और स्तंभों के ग्रिड में रखती है और कोई मान बदलते ही अपने सूत्र दोबारा हल कर देती है, और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैकेज का स्प्रेडशीट प्रोग्राम एक्सेल ही है।
पूरी व्याख्या पढ़ें →माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में प्रिंट प्रीव्यू विंडो कौन सी फंक्शन कुंजी दिखाती है?
- A.Alt + Ctrl + F2
- B.Alt + F2
- C.Shift + F2
- D.Ctrl + F2
उत्तर देखें
Ctrl के साथ F2 दबाने पर एक्सेल, वर्ड और पावरपॉइंट में बैकस्टेज दृश्य का प्रिंट भाग खुल जाता है, जहाँ पृष्ठ ठीक उसी रूप में दिखता है जिसमें वह छपेगा और प्रिंटर, प्रतियों की संख्या, दिशा तथा हाशिये तय किए जा सकते हैं।
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस एक्सेल 2016 में बनाई गई वर्कबुक का डिफॉल्ट फाइल एक्सटेंशन क्या होता है?
- A..xls
- B..xlsx
- C..xlsm
- D..xltx
उत्तर देखें
एक्सेल 2007 से ऑफिस पैकेज ऑफिस ओपन एक्सएमएल स्वरूपों पर आ गया, और साधारण वर्कबुक.xlsx एक्सटेंशन के साथ सेव होती है।
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस एक्सेल 2007 और उसके बाद के संस्करणों में एक वर्कशीट में कितनी पंक्तियाँ होती हैं?
- A.65,536
- B.16,384
- C.1,048,576
- D.2,097,152
उत्तर देखें
एक्सेल 2007 से एक वर्कशीट का ग्रिड बढ़ाकर 1,048,576 पंक्तियाँ और 16,384 स्तंभ कर दिया गया, इसलिए शीट का अंतिम सेल XFD1048576 है।
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस एक्सेल के सेल में डाला गया हर सूत्र निम्नलिखित में से किस चिह्न से शुरू होना चाहिए?
- A.हैश का चिह्न
- B.बराबर का चिह्न
- C.तारांकन
- D.कोलन
उत्तर देखें
बराबर के चिह्न के बाद जो लिखा जाता है, एक्सेल उसे गणना करने योग्य मानता है, इसलिए =A1+B1 दोनों सेल जोड़ देता है और =SUM(A1:A10) पूरी रेंज का योग देता है।
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस एक्सेल में $A$1 किस प्रकार के सेल संदर्भ का उदाहरण है?
- A.सापेक्ष संदर्भ
- B.मिश्रित संदर्भ
- C.निरपेक्ष संदर्भ
- D.चक्रीय संदर्भ
उत्तर देखें
डॉलर का चिह्न अपने बाद आने वाले भाग को बाँध देता है, इसलिए $A$1 में स्तंभ और पंक्ति दोनों बँधे हैं और सूत्र कितनी भी दूर कॉपी हो, संदर्भ सेल A1 की ओर ही इशारा करता रहता है।
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस एक्सेल के सेल में त्रुटि मान #DIV/0! कब दिखता है?
- A.जब फंक्शन का नाम गलत लिखा गया हो
- B.जब किसी संख्या को शून्य या खाली सेल से भाग दिया जाए
- C.जब स्तंभ परिणाम के लिए बहुत सँकरा हो
- D.जब संदर्भित सेल मिटा दिया गया हो
उत्तर देखें
अंकगणित में शून्य से भाग का कोई उत्तर नहीं होता, इसलिए एक्सेल कोई उत्तर गढ़ने से मना कर देता है और सेल में #DIV/0!
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस एक्सेल का कौन सा फंक्शन किसी रेंज में केवल उन सेल को गिनता है जिनमें संख्या हो?
- A.COUNTA
- B.COUNTBLANK
- C.COUNT
- D.SUM
उत्तर देखें
COUNT रेंज के सेल एक एक करके देखता है और केवल उन्हें गिनता है जिनमें संख्यात्मक मान है, और इसमें तारीख तथा समय भी आ जाते हैं क्योंकि एक्सेल उन्हें क्रम संख्या के रूप में रखता है।
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस एक्सेल 2007 और उसके बाद के संस्करणों में वर्कशीट के अंतिम स्तंभ का नाम क्या है?
- A.IV
- B.XFD
- C.ZZZ
- D.XL
उत्तर देखें
स्तंभों के नाम A से Z तक, फिर AA से AZ, BA से BZ और इसी क्रम में चलते हैं, और बढ़े हुए ग्रिड का 16,384वाँ स्तंभ XFD पर पड़ता है।
पूरी व्याख्या पढ़ें →अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
एमएस एक्सेल की वर्कशीट में कितनी पंक्तियाँ और कितने स्तंभ होते हैं?
एक्सेल 2007 और उसके बाद के संस्करणों में एक वर्कशीट में 1,048,576 पंक्तियाँ और 16,384 स्तंभ होते हैं, स्तंभों के नाम A से XFD तक चलते हैं, इसलिए अंतिम सेल XFD1048576 है। एक्सेल 2003 और उससे पुराने में 65,536 पंक्तियाँ और 256 स्तंभ, A से IV तक थे।
वर्कबुक और वर्कशीट में क्या अंतर है?
वर्कबुक पूरी एक्सेल फाइल है, जो .xlsx एक्सटेंशन के साथ सेव होती है। वर्कशीट उस फाइल के भीतर पंक्तियों और स्तंभों का एक ग्रिड है, जो विंडो के नीचे बने अपने टैब से खुलती है। एक वर्कबुक में कई वर्कशीट हो सकती हैं और पहली का नाम Sheet1 होता है।
सापेक्ष और निरपेक्ष सेल संदर्भ में क्या अंतर है?
A1 जैसा सापेक्ष संदर्भ सूत्र को दूसरे सेल में कॉपी करने पर खिसक जाता है। $A$1 जैसा निरपेक्ष संदर्भ डॉलर चिह्नों से बँधा होता है और कॉपी कहीं भी हो, उसी सेल पर टिका रहता है। $A1 और A$1 केवल स्तंभ या केवल पंक्ति को बाँधते हैं।
एक्सेल में COUNT फंक्शन क्या करता है?
COUNT बताता है कि रेंज के कितने सेल में संख्या है, और टेक्स्ट तथा खाली सेल को छोड़ देता है। COUNTA इसका बड़ा साथी है और बताता है कि कितने सेल खाली नहीं हैं, यानी टेक्स्ट भी गिना जाता है। COUNTBLANK बताता है कि रेंज में कितने सेल खाली हैं।
किसी सेल में हैश चिह्नों की पंक्ति क्यों दिखती है?
वह त्रुटि मान नहीं है। सेल में रखी संख्या स्तंभ की चौड़ाई से लंबी है, इसलिए एक्सेल उसे अधूरा दिखाने से मना कर देता है। स्तंभ चौड़ा करने या फॉन्ट का आकार घटाने पर संख्या तुरंत लौट आती है। सच्चा त्रुटि मान सदा हैश के बाद किसी शब्द के साथ आता है, जैसे #NAME? या #REF!।
एक्सेल में पूरी पंक्ति चुनने का शॉर्टकट क्या है?
Shift + Space सक्रिय सेल वाली पूरी पंक्ति चुनता है और Ctrl + Space पूरा स्तंभ चुनता है। Ctrl + Shift + Space या Ctrl + A पूरी वर्कशीट चुन लेता है, और Ctrl + Home कर्सर को वापस सेल A1 पर ले आता है।
स्रोत
- सूचना प्रौद्योगिकी (कक्षा XI), स्प्रेडशीट और डेटा प्रबंधन इकाई — एनसीईआरटी
- कंप्यूटर एवं संचार प्रौद्योगिकी (कक्षा XI), स्प्रेडशीट पैकेज अध्याय — एनसीईआरटी
