व्यावसायिक सॉफ्टवेयर: ईआरपी, सीआरएम, एमआईएस और टैली

व्यावसायिक सॉफ्टवेयर वह अनुप्रयोग सॉफ्टवेयर है, जो किसी एक उपयोगकर्ता का नहीं, बल्कि पूरे संगठन का काम चलाने के लिए लिखा जाता है: लेखा रखना, वेतन देना, भंडार पर नजर रखना, ग्राहकों को संभालना और प्रबंधकों के लिए रिपोर्ट बनाना। बैंकिंग, एसएससी और रेलवे परीक्षाओं के कंप्यूटर जागरूकता प्रश्नपत्र इन्हीं श्रेणियों के पूरे रूप, उनका काम और यह पूछते हैं कि कोई प्रसिद्ध उत्पाद किस कंपनी का है।

प्रबंधन के स्तर के अनुसार सूचना प्रणालियां

संगठन को सामान्यतः तीन प्रबंधन स्तरों वाले पिरामिड के रूप में दिखाया जाता है और प्रत्येक स्तर की सेवा अलग प्रणाली करती है। लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली, अर्थात टीपीएस, परिचालन स्तर पर काम करती है और बिक्री, जमा, आरक्षण तथा वेतन जैसी दैनिक नियमित प्रविष्टियां दर्ज करती है; यहां विश्लेषण से अधिक शुद्धता और गति महत्वपूर्ण है। प्रबंध सूचना प्रणाली, अर्थात एमआईएस, मध्य प्रबंधन की सेवा करती है और लेनदेन के आंकड़ों को नियमित सारांश तथा अपवाद रिपोर्टों में बदलती है, जो संरचित और दोहराए जाने वाले प्रश्नों का उत्तर देती हैं। निर्णय समर्थन प्रणाली, अर्थात डीएसएस, अर्ध-संरचित समस्याओं में प्रबंधकों की सहायता करती है और ऐसे मॉडल देती है जिनसे उपयोगकर्ता यदि-तब प्रश्न पूछकर विकल्पों की तुलना कर सकता है। कार्यपालक सूचना प्रणाली शीर्ष प्रबंधन को अत्यंत संक्षिप्त संकेतक और प्रवृत्तियां देती है, जो असंरचित और सामरिक निर्णयों के लिए होती हैं। सूची दो और श्रेणियों से पूरी होती है: दस्तावेज, डाक और समय-सारणी के लिए कार्यालय स्वचालन प्रणाली तथा विशेषज्ञता के भंडारण और साझाकरण के लिए ज्ञान प्रबंधन प्रणाली।

ईआरपी: उद्यम संसाधन नियोजन

ईआरपी सॉफ्टवेयर विभागों के अलग-अलग कार्यक्रमों की जगह एक एकीकृत पैकेज रखता है, जो एक ही साझा डेटाबेस पर आधारित होता है; इससे एक बार दर्ज बिक्री आदेश भंडार, उत्पादन नियोजन, प्रेषण, प्राप्य खातों और सामान्य खाता-बही को साथ-साथ अद्यतन कर देता है। इसके सामान्य मॉड्यूल हैं वित्त और लेखा, मानव संसाधन तथा वेतन, सामग्री और भंडार, निर्माण और उत्पादन नियोजन, बिक्री और वितरण, क्रय तथा गुणवत्ता। लाभ के रूप में आंकड़ों का एकल स्रोत, दोहरी प्रविष्टि की समाप्ति, शाखाओं में एकरूप प्रक्रियाएं और शीघ्र रिपोर्टिंग गिनाए जाते हैं; लागत के रूप में लंबा कार्यान्वयन, महंगा अनुकूलन और कर्मचारियों का पुनः प्रशिक्षण। प्रमुख उत्पादों में एसएपी, ओरेकल, माइक्रोसॉफ्ट डायनामिक्स और इंफॉर आते हैं, तथा मुक्त स्रोत विकल्पों में ओडू और भारतीय ईआरपीनेक्स्ट। आधुनिक पैकेज अक्सर अभिदान पर क्लाउड सेवा के रूप में बेचे जाते हैं, जिसे सेवा के रूप में सॉफ्टवेयर कहा जाता है।

सीआरएम, एससीएम और व्यावसायिक आसूचना

ग्राहक संबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर में वह सब रहता है, जो कंपनी अपने ग्राहकों और संभावित ग्राहकों के बारे में जानती है: संपर्क विवरण, पूछताछ, कॉल, शिकायतें, अभियान और खरीद का इतिहास। इसके तीन भाग हैं: परिचालन सीआरएम, जो बिक्री, विपणन और सेवा के काम चलाता है; विश्लेषणात्मक सीआरएम, जो ग्राहक आंकड़ों से वर्ग और क्रय प्रवृत्तियां निकालता है; और सहयोगात्मक सीआरएम, जो ग्राहक की एक ही तस्वीर विभागों और भागीदारों में साझा करता है। सेल्सफोर्स सबसे प्रसिद्ध क्लाउड उत्पाद है, और भारत का ज़ोहो तथा माइक्रोसॉफ्ट डायनामिक्स 365 अन्य नाम हैं। आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन सॉफ्टवेयर मांग, क्रय, भंडारण और परिवहन की योजना बनाता है। व्यावसायिक आसूचना के साधन आंकड़ा भंडार के ऊपर बैठकर डैशबोर्ड, मुख्य निष्पादन संकेतक और विस्तार में जाने वाली रिपोर्ट देते हैं; विश्लेषण की प्रसंस्करण शैली ऑनलाइन विश्लेषणात्मक प्रसंस्करण यानी ओलैप कहलाती है, जबकि आंकड़े दर्ज करने वाली प्रणालियों की शैली ऑनलाइन लेनदेन प्रसंस्करण यानी ओएलटीपी है। इतने बड़े आंकड़ा भंडार में प्रतिरूप और संबंध खोजना आंकड़ा खनन कहलाता है।

टैली और लेखांकन सॉफ्टवेयर

बेंगलुरु की टैली सॉल्यूशंस का उत्पाद टैली भारतीय परीक्षाओं में सर्वाधिक पूछा जाने वाला लेखांकन पैकेज है। कंपनी की स्थापना 1986 में श्याम सुंदर गोयनका और भरत गोयनका ने की, और बाद के संस्करणों में भंडार, वेतन, सांविधिक विवरणियां तथा वस्तु एवं सेवा कर की सुविधाएं जुड़ीं; वर्तमान उत्पाद श्रेणी टैलीप्राइम है। कंपनी चुनने के बाद मिलने वाली स्क्रीन को गेटवे ऑफ टैली कहा जाता है। काम वाउचर के रूप में दर्ज होता है और वाउचर के प्रकार परीक्षा की सूची हैं: भुगतान, प्राप्ति, नकद और बैंक अथवा दो बैंक खातों के बीच हस्तांतरण के लिए कॉन्ट्रा, समायोजन के लिए जर्नल, बिक्री, क्रय, डेबिट नोट, क्रेडिट नोट और ज्ञापन। खाते लेजर के रूप में रखे जाते हैं, हर लेजर किसी समूह से जुड़ा होता है, और इसके बाद सॉफ्टवेयर बिना अलग मेहनत के तलपट, लाभ-हानि खाता, तुलन पत्र, रोजनामचा, भंडार सारांश और अनुपात विश्लेषण तैयार कर देता है। इसी क्षेत्र के अन्य नाम भारतीय पैकेजों में मार्ग और बिजी तथा क्लाउड उत्पादों में क्विकबुक्स और ज़ोहो बुक्स हैं।