एमएस एक्सेस, आउटलुक और ऑफिस टूल: परीक्षा नोट्स

सही उत्तर B, एमएस एक्सेस है। एक्सेस आँकड़ों को पृथक तालिकाओं में रखता है जो कुंजियों के माध्यम से एक दूसरे से जुड़ी होती हैं, और यही उसे संबंधात्मक बनाता है, तथा वह उन आँकड़ों पर कार्य करने के लिए तालिका, क्वेरी, फॉर्म, रिपोर्ट, मैक्रो और मॉड्यूल देता है। यह ऑफिस के प्रोफेशनल संस्करणों के साथ आता है। विकल्प A, एमएस एक्सेल, स्प्रेडशीट है; वह आँकड़ों को पंक्तियों और स्तंभों की एक ही जाली में सजाता है तथा क्रमबद्ध कर सकता है, छाँट सकता है और गणना कर सकता है, परंतु उसमें तालिकाओं के बीच संबंध की कोई संकल्पना नहीं है और वह डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली नहीं है। विकल्प C, एमएस पब्लिशर, विवरणिका, कार्ड और समाचार पत्रिका के लिए डेस्कटॉप पब्लिशिंग प्रोग्राम है। विकल्प D, एमएस वननोट, छुटपुट टिप्पणियों, कतरनों और रेखाचित्रों के लिए डिजिटल नोटबुक है। प्रश्नपत्र जानबूझकर एक्सेल के सामने एक्सेस रखते हैं, अतः विभाजक रेखा स्मरण रखें: स्प्रेडशीट एक तालिका रखती है, डेटाबेस अनेक तालिकाएँ और उनके बीच के जोड़ रखता है।

सही उत्तर B, डॉट एसीसीडीबी है। एक्सेस 2007 से आगे पूर्व निर्धारित डेटाबेस प्रारूप बदल गया और फाइलें डॉट एसीसीडीबी एक्सटेंशन से सुरक्षित होती हैं, जिसका अर्थ एक्सेस डेटाबेस है और जो बहुमान फील्ड तथा अटैचमेंट डेटा प्रकार जैसी सुविधाएँ देता है। विकल्प A, डॉट एमडीबी, एक्सेस 2003 तक प्रयुक्त पुराने प्रारूप का एक्सटेंशन था; संगतता के लिए उसे अब भी खोला जा सकता है, इसी कारण वह इस प्रश्न का सर्वाधिक प्रिय भ्रमकारी विकल्प है। विकल्प C, डॉट एडीबी, एक्सेस का प्रारूप ही नहीं है। विकल्प D, डॉट डीबीएफ, पुराना डीबेस फाइल प्रारूप है, जिसका उपयोग डीबेस, फॉक्सप्रो और कई सांख्यिकीय पैकेज करते हैं, और उसे एक्सेस में आयात किया जा सकता है परंतु एक्सेस उसे लिखता नहीं। ध्यान देने योग्य प्रतिरूप यह है कि ऑफिस 2007 ने पूरे समुच्चय के एक्सटेंशन में एक अक्षर जोड़ दिया, जिससे वर्ड के लिए डॉट डीओसीएक्स, एक्सेल के लिए डॉट एक्सएलएसएक्स, पावरपॉइंट के लिए डॉट पीपीटीएक्स और एक्सेस के लिए डॉट एसीसीडीबी बना।

सही उत्तर B, प्राथमिक कुंजी है। प्राथमिक कुंजी वह फील्ड अथवा फील्डों का संयोजन है जिसका मान प्रत्येक अभिलेख में भिन्न होता है और कभी रिक्त नहीं छोड़ा जाता, अतः उससे किसी एक अभिलेख को निश्चय के साथ चुना जा सकता है; ऑटोनंबर फील्ड सामान्य चयन है क्योंकि एक्सेस उसे स्वयं भर देता है। विकल्प A, विदेशी कुंजी, एक तालिका का वह फील्ड है जो दूसरी तालिका की प्राथमिक कुंजी का मान रखता है और वही दो तालिकाओं के बीच संबंध बनाता है, परंतु उसका अनन्य होना आवश्यक नहीं। विकल्प C, इंडेक्स फील्ड, वह है जिस पर खोज और क्रमबद्धता तेज करने के लिए अनुक्रमणिका बनाई जाती है; अनुक्रमणिका में पुनरावृत्ति की छूट हो सकती है और वह कुंजी के समान नहीं है। विकल्प D, लुकअप फील्ड, किसी दूसरी तालिका अथवा निश्चित सूची से लिए मानों की सूची दिखाकर आँकड़े भरना सरल बनाता है। एक तालिका में केवल एक प्राथमिक कुंजी हो सकती है, परंतु अनेक अनुक्रमणिकाएँ और अनेक विदेशी कुंजियाँ हो सकती हैं।

सही उत्तर C, बीसीसी है। बीसीसी का अर्थ ब्लाइंड कार्बन कॉपी है। बीसीसी में दर्ज प्रत्येक व्यक्ति को संदेश मिलता है, परंतु उनके पते टू और सीसी में दिए लोगों से तथा आपस में भी छिपे रहते हैं, इसी कारण लंबी सूची को भेजे जाने वाले परिपत्रों में इसका उपयोग होता है। विकल्प A, टू फील्ड, में मुख्य प्राप्तकर्ता होते हैं और उनके पते सभी को दिखते हैं। विकल्प B, सीसी, का अर्थ कार्बन कॉपी है और वह उन लोगों को दृश्य प्रति भेजता है जिन्हें सूचित रखना है; प्रत्येक प्राप्तकर्ता वे पते देख सकता है। विकल्प D, रिप्लाई टू, प्रति भेजने का पता फील्ड नहीं है; वह एक सेटिंग है जो प्राप्तकर्ता के प्रोग्राम को बताती है कि उत्तर किस पते पर जाना चाहिए। बार बार पूछा जाने वाला संबंधित तथ्य यह है कि भेजे जाने की प्रतीक्षा में संदेश आउटबॉक्स में रहता है और कंप्यूटर से निकल जाने के बाद सेंट आइटम्स में चला जाता है।

सही उत्तर A, डॉट पीएसटी है। इन अक्षरों का अर्थ पर्सनल स्टोरेज टेबल है, और यही एक फाइल कंप्यूटर पर किसी आउटलुक खाते के संदेश, कैलेंडर प्रविष्टियाँ, संपर्क, कार्य और टिप्पणियाँ रखती है, इसी कारण डॉट पीएसटी फाइल का बैकअप लेना पूरे मेलबॉक्स का बैकअप लेना है। संबंधित फाइल, जिसका एक्सटेंशन डॉट ओएसटी है, सर्वर पर रहने वाले मेलबॉक्स की ऑफलाइन संचित प्रति है, तथा अलग से सुरक्षित किए गए एक संदेश का एक्सटेंशन डॉट एमएसजी होता है। विकल्प B, डॉट पीपीटी, पावरपॉइंट का पुराना प्रस्तुतीकरण प्रारूप है। विकल्प C, डॉट पीडीएफ, एडोबी का पोर्टेबल डॉक्युमेंट फॉर्मेट है, जो उन दस्तावेजों के लिए प्रयुक्त होता है जिनका सज्जा हर जगह एक सी दिखे। विकल्प D, डॉट पब, एमएस पब्लिशर का फाइल प्रारूप है। आउटलुक के तीनों एक्सटेंशन साथ स्मरण रखें, क्योंकि प्रश्न एक प्रश्नपत्र से दूसरे में डॉट पीएसटी, डॉट ओएसटी और डॉट एमएसजी के बीच घूमते रहते हैं।

सही उत्तर C, एसएमटीपी है। एसएमटीपी अर्थात सिंपल मेल ट्रांसफर प्रोटोकॉल वह प्रोटोकॉल है जो संदेश को भेजने वाले के प्रोग्राम से बाहर ले जाता है और मेल सर्वरों के बीच पहुँचाता रहता है जब तक वह प्राप्तकर्ता के मेलबॉक्स तक न पहुँच जाए। विकल्प A, पीओपी3 अर्थात पोस्ट ऑफिस प्रोटोकॉल संस्करण तीन, प्राप्ति प्रोटोकॉल है: वह संदेश एक उपकरण पर उतार लेता है और सामान्य व्यवस्था में उन्हें सर्वर से हटा देता है। विकल्प B, आईमैप अर्थात इंटरनेट मैसेज एक्सेस प्रोटोकॉल, दूसरा प्राप्ति प्रोटोकॉल है और वह संदेशों को सर्वर पर रखता है जिससे फोन और कंप्यूटर पर वही मेलबॉक्स उन्हीं पढ़े और अपठित चिह्नों के साथ दिखे। विकल्प D, एफटीपी अर्थात फाइल ट्रांसफर प्रोटोकॉल, क्लाइंट और सर्वर के बीच फाइलें ले जाता है और उसका मेल से कोई संबंध नहीं है। परीक्षा कक्ष का एक पंक्ति का नियम यह है कि एसएमटीपी भेजता है तथा पीओपी3 और आईमैप प्राप्त करते हैं, और उपकरणों के बीच समकालन आईमैप करता है।

सही उत्तर B, एमएस पब्लिशर है। पब्लिशर पाठ के प्रवाह के स्थान पर पृष्ठ सज्जा के चारों ओर बना है: उपयोगकर्ता पाठ पेटिकाएँ, चित्र और आकृतियाँ पृष्ठ पर ठीक वहीं रखता है जहाँ वह चाहता है, जो विवरणिका, शुभकामना कार्ड, प्रमाण पत्र, लेबल और समाचार पत्रिका के अनुकूल है, तथा उसकी फाइलों का एक्सटेंशन डॉट पब होता है। विकल्प A, एमएस विजियो, प्रवाह चित्र, संगठन चित्र, भवन योजना और नेटवर्क आरेख जैसे आरेखों के लिए है और डॉट वीएसडीएक्स लिखता है। विकल्प C, एमएस प्रोजेक्ट, किसी परियोजना की योजना के लिए है: वह कार्य, अवधि, निर्भरता और संसाधन रखता है तथा गैंट चार्ट बनाता है और डॉट एमपीपी फाइलें लिखता है। विकल्प D, एमएस एक्सेस, समुच्चय का संबंधात्मक डेटाबेस है। परीक्षक जो भेद जाँचते हैं वह वर्ड और पब्लिशर के बीच है: वर्ड उन दस्तावेजों के लिए शब्द संसाधक है जिनका पाठ पृष्ठ से पृष्ठ बहता है, जबकि पब्लिशर सज्जित पृष्ठों के लिए सज्जा प्रोग्राम है।

सही उत्तर A, एमएस प्रोजेक्ट है। प्रोजेक्ट माइक्रोसॉफ्ट परिवार का परियोजना प्रबंधन प्रोग्राम है। उपयोगकर्ता कार्यों को उनकी अवधि तथा उनके बीच की निर्भरताओं के साथ भरता है, लोग और लागत नियत करता है, और प्रोग्राम गैंट चार्ट बनाता है, जो समय के सामने कार्यों का दंड चित्र है, तथा क्रांतिक पथ और संसाधन भार निकालता है। विकल्प B, एमएस एक्सेल, से ऐसा दंड चित्र बनवाया जा सकता है जो गैंट चार्ट जैसा दिखे, परंतु वह कार्यों की निर्भरता अथवा क्रांतिक पथ की गणना स्वयं नहीं संभालता, अतः वह इस प्रयोजन का प्रोग्राम नहीं है। विकल्प C, एमएस वननोट, टिप्पणियों और कतरनों की डिजिटल नोटबुक है। विकल्प D, एमएस टीम्स, किसी समूह के भीतर बातचीत, बैठक और फाइल साझा करने के लिए है। प्रोजेक्ट के साथ डॉट एमपीपी तथा गैंट चार्ट की जोड़ी स्मरण रखें, क्योंकि दोनों अंश पूछे जाते हैं।

सही उत्तर B, प्रवाह चित्र और आरेख बनाना है। विजियो प्रवाह चित्र, संगठन चित्र, नेटवर्क आरेख, भवन योजना, विद्युत परिपथ चित्र और सत्ता संबंध आरेख के लिए तैयार आकृति समूह देता है, जिन्हें स्टेंसिल कहा जाता है, तथा ऐसे संयोजक देता है जो आकृति हिलाने पर भी उससे जुड़े रहते हैं, और यही आरेखण प्रोग्राम को साधारण चित्रांकन प्रोग्राम से अलग करता है। उसकी फाइलों का एक्सटेंशन डॉट वीएसडीएक्स है। विकल्प A, फोटो संपादन, एडोबी फोटोशॉप या जिम्प जैसे चित्र संपादक अथवा विंडोज़ के फोटोज़ ऐप का कार्य है। विकल्प C, वीडियो व्याख्यान अंकित करना, पर्दा अंकन और वीडियो संपादन सॉफ्टवेयर से होता है, विजियो से नहीं। विकल्प D, ईमेल खातों का प्रबंधन, एमएस आउटलुक अथवा किसी अन्य मेल क्लाइंट का कार्य है। इस विषय के प्रश्न सामान्यतः प्रत्येक प्रोग्राम को एक प्रयोजन से मिलाने को कहते हैं, अतः विजियो के साथ आरेख, पब्लिशर के साथ सज्जा और प्रोजेक्ट के साथ समय सारणी रखें।

सही उत्तर C, फॉर्म है। फॉर्म वह वस्तु है जो आँकड़े भरने और देखने के लिए बनाई गई है: वह एक अभिलेख के फील्डों को लेबल, पेटिकाओं, लटकती सूचियों और बटनों के साथ सुव्यवस्थित सज्जा में दिखाती है, जिससे आँकड़े भरने वाले को तालिका की कच्ची जाली में सीधे काम नहीं करना पड़ता। विकल्प A, तालिका, वह स्थान है जहाँ आँकड़े वास्तव में पंक्तियों में अभिलेख और स्तंभों में फील्ड के रूप में रखे जाते हैं, और उसे डेटाशीट व्यू में संपादित किया जा सकता है, परंतु वह सुगम प्रविष्टि पर्दा नहीं है। विकल्प B, क्वेरी, वह वस्तु है जो आँकड़ों से प्रश्न पूछती है और उसमें रखी शर्तों के अनुसार अभिलेखों का चयन, क्रमबद्धता, छँटाई अथवा परिवर्तन करती है। विकल्प D, रिपोर्ट, छपाई और सारांश के लिए बनी वस्तु है, जिसमें समूहन, योग और शीर्षक होते हैं, और उसका उपयोग आँकड़े भरने में नहीं होता। एक्सेस की छह वस्तुएँ स्मरण रखें: तालिका, क्वेरी, फॉर्म, रिपोर्ट, मैक्रो और मॉड्यूल।

सही उत्तर C, ऑफिस 2007 है। ऑफिस 2007 ने रिबन दिया, जो होम, इंसर्ट और पेज लेआउट जैसे टैबों की पट्टी है और जिसका प्रत्येक टैब संबंधित आदेशों के समूहों में बँटा है, और यह पहले के संस्करणों की लटकती सूचियों तथा तैरते टूलबारों के स्थान पर आया। उसी संस्करण ने ऑफिस ओपन एक्सएमएल फाइल प्रारूप आरंभ किए, इसी कारण एक्सटेंशन में एक अक्षर जुड़ा और वे डॉट डीओसीएक्स, डॉट एक्सएलएसएक्स, डॉट पीपीटीएक्स तथा डॉट एसीसीडीबी बन गए। विकल्प A, ऑफिस 97, ऑफिस असिस्टेंट अर्थात उस चलती फिरती क्लिप तथा कमांड बार के लिए स्मरण किया जाता है। विकल्प B, ऑफिस 2003, पुराने मेन्यू तथा टूलबार सज्जा और पुराने फाइल प्रारूपों वाला अंतिम व्यापक रूप से प्रयुक्त संस्करण था। विकल्प D, ऑफिस 2013, ने अधिक सपाट रूप और वनड्राइव के साथ गहरा जुड़ाव दिया, परंतु तब तक रिबन छह वर्ष पुराना हो चुका था। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस स्वयं पहली बार सन 1990 में जारी हुआ था।