एमएस वर्ड: रिबन, शॉर्टकट और परीक्षा प्रश्न
प्रतियोगी परीक्षाओं के लिए एमएस वर्ड के पूरे नोट्स: रिबन और उसके टैब, फाइल एक्सटेंशन, फॉर्मेटिंग, पेज सेटअप, मेल मर्ज तथा पूछे जाने वाले शॉर्टकट।
लेखक GK24 Editorial Team· प्रकाशित · 5 मिनट
एमएस वर्ड माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैकेज का वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम है। वर्ड प्रोसेसर वह सॉफ्टवेयर है जिससे टेक्स्ट दस्तावेज टाइप किए जाते हैं, उनमें सुधार किया जाता है, उन्हें सजाया जाता है, सहेजा जाता है और छापा जाता है। माइक्रोसॉफ्ट ने इसे पहली बार 1983 में जारी किया था। कंप्यूटर ज्ञान के प्रश्नपत्र में इससे चार ही तरह के प्रश्न आते हैं: कौन सा कमांड किस टैब में है, फाइल किस एक्सटेंशन से सहेजी जाती है, कौन सी शॉर्टकट कुंजी क्या करती है, और प्रोग्राम की डिफॉल्ट सेटिंग क्या है। ये चार समूह याद कर लेने पर यह भाग पूरे अंक देता है।
वर्ड की स्क्रीन और रिबन
वर्ड 2007 से पुरानी मेन्यू बार और टूलबार की जगह रिबन ने ले ली, जो स्क्रीन के ऊपर टैब की एक पट्टी है। हर टैब समूहों में बँटा होता है और हर समूह में आपस में जुड़े कमांड रहते हैं। फाइल टैब बैकस्टेज व्यू खोलता है, जहाँ से दस्तावेज नया बनाया, खोला, सहेजा, छापा और साझा किया जाता है। वर्ड 2007 में यह गोल ऑफिस बटन था, जो वर्ड 2010 में फाइल टैब बन गया।
अधिकतर प्रश्न यही पूछते हैं कि कौन सा कमांड किस टैब में मिलेगा, इसलिए नीचे दी गई तालिका याद रखनी चाहिए।
| टैब | किस काम के लिए |
|---|---|
| होम | क्लिपबोर्ड, फॉन्ट, पैराग्राफ, स्टाइल और एडिटिंग समूह: कट, कॉपी, पेस्ट, बोल्ड, अलाइनमेंट, बुलेट, फाइंड और रिप्लेस |
| इन्सर्ट | पेज, टेबल, चित्र, आकृतियाँ, चार्ट, हाइपरलिंक, हेडर और फुटर, टेक्स्ट बॉक्स, वर्डआर्ट, संकेत चिह्न |
| डिजाइन | दस्तावेज की थीम, पेज का रंग, पेज बॉर्डर और वॉटरमार्क |
| लेआउट | मार्जिन, ओरिएंटेशन, कागज का आकार, कॉलम, ब्रेक, इंडेंट और स्पेसिंग |
| रेफरेंसेज | विषय सूची, फुटनोट और एंडनोट, उद्धरण, कैप्शन, इंडेक्स |
| मेलिंग्स | मेल मर्ज, लिफाफे और लेबल |
| रिव्यू | वर्तनी और व्याकरण जाँच, थिसॉरस, शब्द गणना, टिप्पणियाँ, ट्रैक चेंजेज |
| व्यू | रीड मोड, प्रिंट लेआउट, वेब लेआउट, आउटलाइन और ड्राफ्ट व्यू, रूलर, जूम, स्प्लिट |
फाइल, एक्सटेंशन और डिफॉल्ट सेटिंग
वर्ड 2003 तक दस्तावेज .doc एक्सटेंशन से सहेजा जाता था। वर्ड 2007 से डिफॉल्ट एक्सटेंशन .docx है, जो संपीड़ित एक्सएमएल आधारित प्रारूप है। टेम्पलेट .dotx में, मैक्रो सहित दस्तावेज .docm में और मैक्रो सहित टेम्पलेट .dotm में सहेजा जाता है। वर्ड फाइल को .rtf, .txt, .html और .pdf में भी सहेज या निर्यात कर सकता है। Ctrl+S दस्तावेज सहेजता है और F12 सेव ऐज संवाद बॉक्स खोलता है।
डिफॉल्ट सेटिंग सीधे पूछी जाती है। वर्ड 2007 से वर्ड 2019 तक डिफॉल्ट फॉन्ट कैलिब्री और डिफॉल्ट फॉन्ट आकार 11 पॉइंट है। नॉर्मल सेटिंग में चारों ओर डिफॉल्ट मार्जिन एक इंच रहता है। नया दस्तावेज एक ही कॉलम में और प्रिंट लेआउट व्यू में खुलता है। फॉन्ट का आकार 1 से 1638 पॉइंट तक रखा जा सकता है और जूम 10 प्रतिशत से 500 प्रतिशत तक। ऑफिस क्लिपबोर्ड एक समय में 24 वस्तुएँ रख सकता है।
टेक्स्ट और पैराग्राफ की फॉर्मेटिंग
कैरेक्टर फॉर्मेटिंग में फॉन्ट, उसका आकार, बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन, रंग, सुपरस्क्रिप्ट, सबस्क्रिप्ट, चेंज केस और हाइलाइट आते हैं, और ये सब होम टैब के फॉन्ट समूह में हैं। पैराग्राफ फॉर्मेटिंग में अलाइनमेंट, इंडेंट, लाइन स्पेसिंग, बुलेट, नंबरिंग और बॉर्डर आते हैं, जो पैराग्राफ समूह में हैं। अलाइनमेंट चार प्रकार का होता है: बाएँ, मध्य, दाएँ और जस्टिफाई। जस्टिफाई करने पर पंक्ति के शब्दों के बीच की जगह इस तरह फैल जाती है कि दोनों ओर के हाशिये सीधे दिखते हैं। क्लिपबोर्ड समूह में ब्रश के आकार वाला फॉर्मेट पेंटर एक जगह की सजावट दूसरी जगह ले जाता है, और उस पर दो बार क्लिक करने से वह बार बार उपयोग के लिए चालू रहता है।
जिस शब्द को वर्तनी जाँचक नहीं पहचानता उसके नीचे लाल लहरदार रेखा आ जाती है और व्याकरण की गलती पर दूसरे रंग की लहरदार रेखा। F7 वर्तनी और व्याकरण जाँच चलाता है तथा Shift+F7 थिसॉरस खोलता है। शब्दों की गिनती स्टेटस बार पर और रिव्यू टैब में दिखती है।
टेबल, पेज सेटअप और मेल मर्ज
टेबल इन्सर्ट टैब से डाली जाती है और वह पंक्तियों तथा स्तंभों से बनती है, जिनके मिलने के स्थान को सेल कहते हैं। टैब कुंजी अगले सेल में ले जाती है और अंतिम सेल पर नई पंक्ति जोड़ देती है। मार्जिन, ओरिएंटेशन यानी पोर्ट्रेट या लैंडस्केप, कागज का आकार और कॉलम, यह सारा पेज सेटअप लेआउट टैब से होता है। जिल्द बँधवाने के लिए पृष्ठ के भीतरी किनारे पर छोड़ी गई अतिरिक्त जगह को गटर मार्जिन कहते हैं। Ctrl+Enter पेज ब्रेक डालता है, जिससे उसके बाद का पाठ नए पृष्ठ से शुरू होता है। हेडर, फुटर और पृष्ठ संख्या इन्सर्ट टैब से डाले जाते हैं और हर पृष्ठ पर दोहराए जाते हैं।
मेलिंग्स टैब का मेल मर्ज एक ही पत्र को अनेक लोगों के नाम से छापता है। इसके लिए दो फाइलें चाहिए: मुख्य दस्तावेज, जिसमें सबके लिए समान विषय-वस्तु होती है, और डेटा स्रोत, जिसमें नाम तथा पतों की सूची होती है। मुख्य दस्तावेज में रखे मर्ज फील्ड डेटा स्रोत से भरे जाते हैं और हर रिकॉर्ड के लिए अलग पत्र, लेबल या लिफाफा तैयार हो जाता है।
परीक्षा में पूछी जाने वाली शॉर्टकट कुंजियाँ
| शॉर्टकट | कार्य |
|---|---|
| Ctrl+N / Ctrl+O / Ctrl+S | नया दस्तावेज, खोलना, सहेजना |
| Ctrl+X / Ctrl+C / Ctrl+V | कट, कॉपी, पेस्ट |
| Ctrl+Z / Ctrl+Y | अनडू, रीडू |
| Ctrl+B / Ctrl+I / Ctrl+U | बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन |
| Ctrl+L / Ctrl+E / Ctrl+R / Ctrl+J | बाएँ, मध्य, दाएँ, जस्टिफाई अलाइनमेंट |
| Ctrl+F / Ctrl+H | फाइंड, रिप्लेस |
| Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+5 | सिंगल, डबल और 1.5 लाइन स्पेसिंग |
| Ctrl+Home / Ctrl+End | दस्तावेज के आरंभ और अंत में जाना |
दो कुंजियाँ और बार बार पूछी जाती हैं: Ctrl+K हाइपरलिंक डालता है और Ctrl+P छपाई के विकल्प खोलता है। इस तालिका को एक सप्ताह तक रोज दोहरा लेने पर प्रश्नपत्र का शॉर्टकट वाला प्रश्न बिना मेहनत के अंक दे जाता है।
परीक्षा की दृष्टि से
एमएस वर्ड से चार ही तरह के प्रश्न बनते हैं। पहला, टैब से जुड़े प्रश्न: मेल मर्ज, वॉटरमार्क, फुटनोट, हेडर या ट्रैक चेंजेज किस टैब में है। दूसरा, एक्सटेंशन: वर्ड दस्तावेज का डिफॉल्ट एक्सटेंशन क्या है तथा .dotx और .docm में क्या रहता है। तीसरा, शॉर्टकट कुंजियाँ, जो दोनों तरह से पूछी जाती हैं, काम के लिए कुंजी और कुंजी का काम; Ctrl+J, Ctrl+E, Ctrl+Enter, F7 और Shift+F7 सबसे अधिक दोहराए जाते हैं। चौथा, डिफॉल्ट सेटिंग: डिफॉल्ट फॉन्ट और आकार, डिफॉल्ट मार्जिन तथा डिफॉल्ट व्यू। भूल सामान्यतः इन जगहों पर होती है: मध्य अलाइनमेंट के लिए Ctrl+E की जगह Ctrl+C चुन लेना, पेज बॉर्डर के लिए डिजाइन की जगह इन्सर्ट टैब मान लेना, .doc को आज का डिफॉल्ट एक्सटेंशन समझना, और मेल मर्ज में मुख्य दस्तावेज तथा डेटा स्रोत को आपस में उलट देना।
महत्वपूर्ण तथ्य
| सॉफ्टवेयर का प्रकार | वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का भाग |
|---|---|
| पहली बार जारी | 1983, माइक्रोसॉफ्ट द्वारा |
| डिफॉल्ट एक्सटेंशन | .docx (वर्ड 2007 से); वर्ड 2003 तक .doc |
| टेम्पलेट एक्सटेंशन | .dotx; मैक्रो सहित दस्तावेज .docm |
| डिफॉल्ट फॉन्ट और आकार | कैलिब्री, 11 पॉइंट (वर्ड 2007 से 2019) |
| डिफॉल्ट मार्जिन | चारों ओर 1 इंच |
| रिबन कब आया | वर्ड 2007 में |
| मेल मर्ज का टैब | मेलिंग्स |
| वर्तनी और व्याकरण कुंजी | F7; थिसॉरस Shift+F7 |
| पेज ब्रेक शॉर्टकट | Ctrl+Enter |
| फॉन्ट आकार की सीमा | 1 से 1638 पॉइंट |
| ऑफिस क्लिपबोर्ड की क्षमता | 24 वस्तुएँ |
इस टॉपिक पर अभ्यास MCQ
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2016 में नया दस्तावेज खोलने पर डिफॉल्ट फॉन्ट आकार _________ होता है।
- A.10
- B.11
- C.12
- D.14
उत्तर देखें
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2016 में नया खाली दस्तावेज कैलिब्री फॉन्ट और 11 पॉइंट आकार के साथ खुलता है, और यही जोड़ी वर्ड 2007 से वर्ड 2019 तक डिफॉल्ट रहती है।
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस वर्ड 2016 में बनाए गए दस्तावेज का डिफॉल्ट फाइल एक्सटेंशन क्या है?
- A..doc
- B..txt
- C..docx
- D..dotx
उत्तर देखें
वर्ड 2007 से दस्तावेज डिफॉल्ट रूप से ऑफिस ओपन एक्सएमएल प्रारूप में सहेजा जाता है, जिसका एक्सटेंशन.docx है।
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस वर्ड के रिबन में मेल मर्ज का विकल्प किस टैब में होता है?
- A.इन्सर्ट
- B.रेफरेंसेज
- C.रिव्यू
- D.मेलिंग्स
उत्तर देखें
मेलिंग्स टैब में स्टार्ट मेल मर्ज, सिलेक्ट रेसिपिएंट्स, इन्सर्ट मर्ज फील्ड, प्रिव्यू रिजल्ट्स और फिनिश एंड मर्ज कमांड रहते हैं, साथ ही लिफाफे और लेबल बनाने के विकल्प भी।
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस वर्ड में पैराग्राफ को जस्टिफाई करने के लिए कौन सी शॉर्टकट कुंजी प्रयोग होती है?
- A.Ctrl + J
- B.Ctrl + E
- C.Ctrl + L
- D.Ctrl + R
उत्तर देखें
जस्टिफाई अलाइनमेंट में हर पूरी पंक्ति के शब्दों के बीच की जगह इतनी बढ़ा दी जाती है कि पाठ बाएँ और दाएँ दोनों हाशियों को छूता है और पैराग्राफ आयत जैसा दिखता है।
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस वर्ड में वर्तनी और व्याकरण जाँच चलाने के लिए कौन सी फंक्शन कुंजी प्रयोग होती है?
- A.F5
- B.F7
- C.F9
- D.F12
उत्तर देखें
F7 दबाने पर वर्तनी और व्याकरण जाँचक खुलता है, जो दस्तावेज में शब्द दर शब्द आगे बढ़ता है, अपने शब्दकोश में न मिलने वाले शब्द को चिह्नित करता है और सुझावों की सूची देता है, जिसमें उस शब्द को एक बार छोड़ने, हर जगह छोड़ने या शब्दकोश में जोड़ने का…
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस वर्ड दस्तावेज में पेज ब्रेक डालने की शॉर्टकट कुंजी कौन सी है?
- A.Ctrl + Enter
- B.Shift + Enter
- C.Alt + Enter
- D.Ctrl + Shift + P
उत्तर देखें
पेज ब्रेक कर्सर की जगह पर चल रहे पृष्ठ को समाप्त कर देता है और उसके बाद की सारी सामग्री अगले पृष्ठ के ऊपर से शुरू होती है, जिससे नया अध्याय या नया शीर्षक हमेशा नए पृष्ठ से आरंभ होता है, चाहे बाद में ऊपर की सामग्री में सुधार ही…
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस वर्ड में विषय सूची रिबन के किस टैब से डाली जाती है?
- A.इन्सर्ट
- B.डिजाइन
- C.रेफरेंसेज
- D.व्यू
उत्तर देखें
टेबल ऑफ कंटेंट्स यानी विषय सूची का कमांड रेफरेंसेज टैब का पहला समूह है।
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस वर्ड के किस संस्करण में रिबन ने मेन्यू बार और टूलबार की जगह ली?
- A.वर्ड 2003
- B.वर्ड 2007
- C.वर्ड 2010
- D.वर्ड 2013
उत्तर देखें
रिबन, यानी टैब की वह पट्टी जिसका हर टैब आपस में जुड़े कमांडों के समूहों में बँटा रहता है, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के 2007 संस्करण में आई और उसने तब तक चली आ रही ड्रॉप डाउन मेन्यू बार तथा तैरती हुई टूलबार की जगह ले ली।
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस वर्ड में Shift + F7 किस सुविधा की शॉर्टकट कुंजी है?
- A.थिसॉरस
- B.शब्द गणना
- C.प्रिंट प्रिव्यू
- D.ट्रैक चेंजेज
उत्तर देखें
कर्सर किसी शब्द पर रखकर Shift + F7 दबाने पर थिसॉरस फलक खुलता है, जो उस शब्द के पर्यायवाची और अनेक शब्दों के लिए विलोम भी दिखाता है, और चुने हुए शब्द को मूल शब्द की जगह रख देने की सुविधा देता है।
पूरी व्याख्या पढ़ें →माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में चुने हुए पाठ पर हाइपरलिंक डालने के लिए निम्नलिखित में से कौन सी शॉर्टकट कुंजी प्रयोग होती है?
- A.Ctrl + K
- B.Ctrl + M
- C.Ctrl + H
- D.Ctrl + Z
उत्तर देखें
कोई शब्द या वाक्यांश चुनकर Ctrl + K दबाने पर इन्सर्ट हाइपरलिंक संवाद बॉक्स खुलता है, जहाँ चुने हुए पाठ को किसी वेब पते से, किसी दूसरी फाइल से, उसी दस्तावेज के भीतर किसी शीर्षक या बुकमार्क से, अथवा किसी ईमेल पते से जोड़ा जा सकता है।
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस वर्ड की कौन सी सुविधा एक स्थान के पाठ की सजावट कॉपी करके दूसरे स्थान पर लगाती है?
- A.फॉर्मेट पेंटर
- B.क्लिपबोर्ड
- C.ऑटोकरेक्ट
- D.मेल मर्ज
उत्तर देखें
फॉर्मेट पेंटर होम टैब के क्लिपबोर्ड समूह में ब्रश के आकार वाला बटन है।
पूरी व्याख्या पढ़ें →एमएस वर्ड में पैराग्राफ के भीतर एक पूरा वाक्य चुनने के लिए निम्नलिखित में से कौन सा तरीका प्रयोग होता है?
- A.वाक्य पर Alt + क्लिक करके उसे चुनना
- B.वाक्य पर एक बार क्लिक करके उसे चुनना
- C.वाक्य पर Ctrl + क्लिक करके उसे चुनना
- D.वाक्य पर दो बार क्लिक करके उसे चुनना
उत्तर देखें
Ctrl कुंजी दबाए रखकर किसी वाक्य के भीतर कहीं भी क्लिक करने पर वह पूरा वाक्य, उसके पहले अक्षर से लेकर अंत के पूर्ण विराम तक, चुन लिया जाता है, और फिर उसे एक ही बार में मिटाया, हटाया या सजाया जा सकता है।
पूरी व्याख्या पढ़ें →अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
एमएस वर्ड दस्तावेज का डिफॉल्ट फाइल एक्सटेंशन क्या है?
वर्ड 2007 से दस्तावेज .docx एक्सटेंशन के साथ सहेजा जाता है, जो संपीड़ित एक्सएमएल आधारित प्रारूप है। वर्ड 2003 तक यह एक्सटेंशन .doc था। वर्ड टेम्पलेट का एक्सटेंशन .dotx होता है और मैक्रो सहित दस्तावेज का एक्सटेंशन .docm होता है।
एमएस वर्ड में मेल मर्ज का विकल्प किस टैब में होता है?
मेल मर्ज मेलिंग्स टैब में होता है, जहाँ लिफाफे और लेबल भी मिलते हैं। मेल मर्ज के लिए दो फाइलें चाहिए, मुख्य दस्तावेज जिसमें समान विषय-वस्तु रहती है और डेटा स्रोत जिसमें नाम तथा पतों की सूची रहती है, और इससे सूची के हर रिकॉर्ड के लिए अलग पत्र तैयार होता है।
एमएस वर्ड 2016 में डिफॉल्ट फॉन्ट और फॉन्ट आकार क्या है?
डिफॉल्ट फॉन्ट कैलिब्री और डिफॉल्ट फॉन्ट आकार 11 पॉइंट है। यही सेटिंग वर्ड 2007 से वर्ड 2019 तक लागू रहती है। फॉन्ट संवाद बॉक्स में फॉन्ट चुनकर सेट ऐज डिफॉल्ट दबाने पर यह सेटिंग आगे बनने वाले सभी दस्तावेजों के लिए बदली जा सकती है।
एमएस वर्ड में Ctrl+E और Ctrl+J में क्या अंतर है?
Ctrl+E पैराग्राफ को मध्य में लाता है, जिससे हर पंक्ति पृष्ठ के बीच में रहती है और दायाँ हाशिया असमान रहता है। Ctrl+J पैराग्राफ को जस्टिफाई करता है, यानी शब्दों के बीच की जगह फैलाकर बाएँ और दाएँ दोनों हाशिये सीधे कर देता है। Ctrl+L बाएँ और Ctrl+R दाएँ अलाइनमेंट लगाता है।
एमएस वर्ड में गटर मार्जिन क्या होता है?
गटर मार्जिन पृष्ठ के भीतरी हाशिये पर छोड़ी गई वह अतिरिक्त जगह है जिससे पृष्ठों की जिल्द बँधने या स्टेपल होने पर पाठ छिपे नहीं। इसे लेआउट टैब के मार्जिन विकल्प से तय किया जाता है, जहाँ इसकी चौड़ाई और स्थिति, बाएँ या ऊपर, दोनों चुनी जा सकती हैं।
स्रोत
- सूचना प्रौद्योगिकी (कक्षा XI), कार्यालय उपकरण और वर्ड प्रोसेसिंग इकाई — एनसीईआरटी
- कंप्यूटर एवं संचार प्रौद्योगिकी (कक्षा XI), वर्ड प्रोसेसिंग अध्याय — एनसीईआरटी
